El Consorci Administració Oberta e Catalunya (AOC) ha reconegut com una bona pràctica que millora l’eficiència en la tramitació de les sol·licituds presencials la implantació de l’ús de la signatura biomètrica que l'Ajuntament de Reus a fet en tots els serveis d’atenció ciutadana. Amb aquest sistema, les persones poden signar presencialment documents electrònics de forma manuscrita amb total seguretat i autenticitat, minimitzant l’ús del paper i agilitzant la gestió administrativa municipal.

Aquest procés de transformació digital s'ha recollit com a "bona pràctica que millora l’eficiència en la tramitació de les sol·licituds presencials" a l’Observatori dels DigiCanvis de l'AOC com a projecte de transformació digital del món local.

La signatura biomètrica captura la traça escrita mitjançant una tauleta digital, identificant les persones signants dels documents electrònics. Això permet a la ciutadania realitzar tràmits electrònics presencialment, signant les sol·licituds de forma similar a com ho farien en paper. El sistema elimina la necessitat de digitalitzar les sol·licituds i gestionar la seva destrucció.

El procés de presentació de sol·licituds utilitzant la signatura biomètrica funciona de la següent manera:

• En primer lloc, el personal d’atenció ciutadana crea la sol·licitud electrònica utilitzant la informació que li proporciona la persona interessada, com si fos un tràmit telemàtic. En acabar, li mostra la sol·licitud en una tauleta perquè la pugui llegir íntegrament.

• A continuació, la persona revisa la sol·licitud i, si hi està d’acord, signa manualment sobre la tauleta amb el llapis electrònic, tal com ho faria sobre un paper. Aquesta signatura s’incorpora al document electrònic, quedant registrat el seu consentiment.

• Finalment, la tauleta envia el document signat al registre electrònic i crea l’entrada corresponent. Després, s’envia el justificant del registre d’entrada per correu electrònic a la persona interessada. Si el demana en paper, se li lliura una còpia autèntica de la sol·licitud.

Si la persona presenta documents complementaris en format paper, el personal de l’OAC els digitalitza utilitzant equips multifunció i un procés de digitalització segura. Després de la digitalització, es retorna la documentació en paper i, per tant, queda tot presentat en format electrònic.

Quins avantatges aporta aquest servei?

• Millora de l’eficàcia i l’eficiència en les actuacions administratives. Permet tramitar de forma electrònica qualsevol instància presentada presencialment i registrar-la de forma automàtica en el registre electrònic, eliminant l’ús del paper i reduint el temps de gestió interna.

• Seguretat jurídica. La solució de signatura biomètrica captura les dades de la signatura i les vincula unívocament al document, assegurant la identitat de la persona signant, la integritat del document i la intenció de la signatura.

• Major grau de satisfacció. El servei facilita un model de signatura proper a la ciutadania i molt fàcil d’utilitzar, sense necessitat de cap element addicional ni coneixements tecnològics.

L’Ajuntament de Reus ha implantat el servei de signatura biomètrica de manera progressiva. Es va iniciar el 2017 i ha estat plenament operatiu el 2021 a totes les oficines municipals atenció ciutadana i per a tots els tràmits presencials. L’any 2022 van registrar 18.287 entrades amb signatura biomètrica i digitalització segura.

Observatori dels DigiCanvis
L'Observatori dels DigiCanvis és un nou espai del Consorci d'Administració Oberta de Catalunya per difondre i promoure projectes de transformació digital. Recopila iniciatives innovadores i bones pràctiques (DigiCanvis) que s’han implantat amb èxit a ajuntaments de Catalunya i que són una font d’inspiració per a la resta d’ens.

L’objectiu és proporcionar referents als ajuntaments i ens locals catalans que van més endarrerits en el procés de transformació digital. A més de posar en valor la bona feina de les administracions locals capdavanteres.

Els projectes documentats a l’Observatori són solucions innovadores i bones pràctiques implantades amb èxit a nivell local, per tal que els ajuntaments i ens locals catalans les puguin valorar, adaptar i implementar minimitzant el risc de fracàs i amb el consegüent estalvi de recursos.

Per tant, els projectes de transformació digital poden ser:

• Bones pràctiques: es tracta de solucions consolidades, amb resultats mesurables i que es poden reutilitzar i replicar de forma massiva per altres administracions locals.

• Iniciatives innovadores: es tracta de solucions innovadores en el sector públic local amb resultats provats, tot i que només les poden replicar organitzacions madures o avançades.